Grafokett AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy, om inte annat särskilt anges.

Frågor om personuppgifter, integritet eller utövande av rättigheter kan skickas till Grafokett AB via våra ordinarie kontaktvägar eller till företagets utsedda kontaktfunktion för dataskyddsfrågor.

Vi samlar in och behandlar uppgifter som:

• du själv uppger när du blir intressent eller prospekt hos oss,
• du själv uppger när du blir kund hos oss,
• du uppger när du kontaktar oss, exempelvis genom noteringar, chattkonversationer eller e-post,
• skapas när du besöker vår webbplats eller loggar in i kundzonen,
• samlas in via cookies som registrerar information om din webbläsare och hur du använder webbplatsen.

Rättsliga grunder

För att Grafokett ska få behandla personuppgifter behöver minst en rättslig grund vara tillämplig:

• behandlingen krävs för att fullgöra ett avtal med dig,
• behandlingen krävs för att fullgöra en rättslig förpliktelse för Grafokett,
• behandlingen ligger i både ditt och Grafoketts intresse,
• du har lämnat samtycke till den aktuella behandlingen.

För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster behöver vi i vissa fall behandla personuppgifter. Nedan beskrivs vad vi använder personuppgifterna till och vilken rättslig grund behandlingen stöder sig på.

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål som uppgifterna samlades in för, eller så länge vi är skyldiga att spara uppgifterna enligt lag, avtal, bokföringskrav, garantiåtaganden eller dokumenterade affärs- och säkerhetsskäl.

När uppgifterna inte längre behövs gallras, anonymiseras eller raderas de enligt Grafoketts gallringsplan.

I undantagsfall lämnas personuppgifter ut till partners och underleverantörer för att felsöka och åtgärda tekniska problem på levererad utrustning.

Vi har avtal med våra partners som bland annat reglerar vilka personuppgifter som behandlas, varför behandlingen görs, hur personuppgifterna ska skyddas och hur länge de får behandlas.

Avtalen innehåller även instruktioner från den personuppgiftsansvarige till personuppgiftsbiträdet om hur personuppgifterna får behandlas.

Vi eftersträvar att aldrig dela fler personuppgifter än vad som är absolut nödvändigt med respektive partner.

Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att personuppgifterna hanteras enligt tillämplig lagstiftning om säkerhet och personlig integritet. Vi ställer motsvarande krav på våra underleverantörer.

Om personuppgifter behöver överföras till eller behandlas i ett land utanför EU eller EES säkerställer Grafokett att behandlingen sker med stöd av en giltig överföringsmekanism och lämpliga skyddsåtgärder.

Sådana skyddsåtgärder kan exempelvis vara EU-kommissionens standardavtalsklausuler, beslut om adekvat skyddsnivå eller motsvarande avtalsmässiga och tekniska skydd.

Cookies och liknande tekniker används endast i den omfattning som krävs för funktion, säkerhet, statistik eller en förbättrad användarupplevelse.

När samtycke krävs inhämtas samtycket innan behandlingen påbörjas. Samtycket kan ändras eller återkallas enligt den cookieinformation som lämnas i anslutning till webbplatsen.

Grafoketts personal är bunden av sekretessavtal och behandlar endast den information som krävs för respektive uppdrag.

Personuppgiftsincidenter hanteras enligt en fastställd intern rutin och anmäls vid behov till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar.

Berörda registrerade informeras när incidenten sannolikt medför en hög risk för deras rättigheter och friheter.

Vissa rättigheter kan vara begränsade när fortsatt behandling krävs enligt lag, avtal eller någon annan rättslig förpliktelse, exempelvis bokföringslagstiftningen.

En begäran om att utöva dina rättigheter hanteras utan onödigt dröjsmål och normalt senast inom en månad.

Vid behov kan Grafokett begära kompletterande information för att säkerställa identiteten hos den person som gör begäran.

Om du anser att Grafokett behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsregler har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Mer information finns på Integritetsmyndighetens webplats.

Grafokett använder inte personuppgifter för automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.

Om sådan behandling skulle införas kommer särskild information att lämnas i förväg.

I de fall där kunden är personuppgiftsansvarig och Grafokett behandlar personuppgifter för kundens räkning agerar Grafokett som personuppgiftsbiträde.

Sådan behandling regleras genom ett separat personuppgiftsbiträdesavtal och sker endast enligt kundens dokumenterade instruktioner.

.

När du säger upp ditt konto eller när samarbetet upphör tar vi bort personuppgifter där det inte längre finns ett giltigt syfte eller en rättslig grund för fortsatt behandling.

Uppgifter som måste sparas enligt lag, exempelvis bokföringslagstiftningen, eller som krävs för att hantera avtal, garanti, reklamation, rättsliga anspråk eller säkerhet, sparas endast så länge det är nödvändigt.

Vi informerar vid behov berörda partners och underleverantörer om att uppgifterna ska raderas eller gallras enligt tillämpliga instruktioner och avtal.

Om vi inte får information om att samarbetet har upphört regleras mängden information i våra system genom Grafoketts gallringsplan. Uppgifterna avlägsnas där detta är möjligt. En separat gallringspolicy finns upprättad.

.